Workflow automation

Siła BPM to nie tylko oszczędność finansowa, ale i usprawnianie procesów, co umożliwia optymalizację działań biznesowych.

Celem automatyzacji procesów biznesowych jest odpowiednie zarządzanie nimi i utrzymanie wprowadzonych zmian w celu podniesienia ogólnej wydajności firmy, nawet o 30%¹. Oczekuje się, że do 2023 r. wartość światowego rynku BPM wzrośnie do ok. 16 mld USD².

Rozwiązania do zarządzania procesami biznesowymi przez automatyzację obiegów (BPM) to nie to samo co rozwiązania do robotyzacji procesów (robotic process automation, RPA). Oprogramowanie BPM ma za zadanie ułatwić realizację projektów, dostarczając różnorodne narzędzia usprawniające sposoby wykonywania procesów. Mogą one obejmować analitykę biznesową, obiegi zadań czy narzędzia ułatwiające współpracę w cyfrowym środowisku. Projekty doskonalenia procesów BPM mają wpływ na technologię, pracowników i klientów organizacji, przynosząc znaczne zwroty z inwestycji.

Przeprojektowanie procesów odbywa się w celu wyeliminowania wąskich gardeł, połączenia systemów i zwiększenia wydajności w całym przedsiębiorstwie. Czasem może to stanowić długoterminowy wysiłek, wymagający specjalistycznych zasobów technicznych, w zależności od złożoności procesu. Dzięki workflow automation firmy mogą nie tylko osiągnąć szeroki wzrost ogólnej wydajności, ale i zyskać na zwinności, redukcji kosztów i zgodności.

Statystyczny pracownik przeznacza od 5% do 15% czasu pracy miesięcznie na wyszukiwanie zagubionych dokumentów lub konkretnych informacji w nich zawartych. Po wdrożeniu systemu czas ten skraca się do kilku, kilkunastu sekund.

– Osiągane efekty zależą od skali przedsiębiorstwa, które zdecyduje się na wdrożenie systemu BPM, jednak nasi klienci odnotowali skrócenie czasu trwania procesów nawet do 76%. U jednego z naszych klientów uporządkowanie obiegu dokumentów i przechowywanie faktur w postaci elektronicznej pozwoliło uzyskać ok. 200 tys. PLN oszczędności rocznie – mówi Przemysław Sołdacki, CEO AMODIT, polskiej platformy BPM, która wykorzystuje algorytmy AI do tworzenia obiegów.

Jak wskazują eksperci AMODIT, wdrożenie tej platformy u jednego z klientów pozwoliło zaoszczędzić ok. 3300 godzin w miesiącu, dzięki zautomatyzowaniu powtarzalnych zadań administracyjnych; inny z kolei uwolnił 23 etaty do wykonywania bardziej złożonych

zadań. Firmy wdrażające platformę BPM dodatkowo oszczędzają na kosztach papieru, drukowania i przechowywania dokumentów. Za przykład może posłużyć jedna z firm, która oszczędziła 0,5 mln stron wydruku rocznie, co daje 20 drzew.

Grupa Aberdeen opublikowała niedawno badanie dotyczące zarządzania procesami w wysokowydajnych zespołach⁴. Przedsiębiorstwa, które wdrożyły BPM, przede wszystkim odznaczają się usprawnionymi procesami z wykorzystaniem technologii i wymiany danych pomiędzy różnymi systemami. Ponadto pracownicy oraz klienci wydajniej wymieniają się informacjami, mając całościowy nadzór nad procesami, oraz unikają przytłaczającej papierkowej roboty. Należy pamiętać, że zarządzanie procesami biznesowymi zaczyna się od zrozumienia procesów biznesowych, które zachodzą w firmie.

– Następnie należy przyjrzeć się wszystkim procesom, jakie zachodzą w firmie, i przeanalizować, co możemy usprawnić, co przyniesie firmie największą korzyść. Należy przemyśleć, które czynności zostaną wyeliminowane, a które będą realizowane w inny sposób, nawet kosztem reorganizacji pracy. Nie chodzi tylko o zamianę papieru na formę cyfrową, ale o nową jakość funkcjonowania firmy – podkreśla Sołdacki. Zastanawiając się nad wyborem systemu BPM, należy również wziąć pod uwagę jego integrację z już funkcjonującymi w firmie systemami, np. klasy ERP czy księgowymi.

Firmy logistyczne szczególnie korzystają z usprawnień związanych z automatyzacją obiegów. Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów zapewnia branży TSL standaryzację, usystematyzowanie i koordynację przepływu korespondencji, co w praktyce oznacza łatwiejsze i szybsze zarządzanie dystrybucją projektów, dokumentów oraz informacji. Wykorzystując standardowe obiegi, uczestnicy łańcucha dostaw mogą w łatwy sposób ujednolicić informacje, zautomatyzować ich odbiór oraz w pełni zintegrować się ze swoimi kontrahentami.

Przykładem sukcesu wdrożenia cyfrowego obiegu dokumentów i wprowadzenia workflow automation w TSL jest jeden z klientów GS1 Polska. Firma Maspex wdrożyła komunikaty GS1 XML, pozwalające przyspieszyć procesy transportowe, wyeliminować ewentualne błędy oraz obniżyć koszty wymiany informacji. Zalety implementacji odczuwalne są zarówno dla producenta, jak i jego operatora logistycznego – firmy PEKAES.

– Projekt realizowany przy aktywnym wsparciu GS1 Polska pozwolił nam wdrożyć standard komunikacji, przy jednoczesnym usprawnieniu procedury obsługi zleceń. Dodatkowo: wypracowane rozwiązania i dokumentacja będą niewątpliwie pomocne przy kolejnych projektach – komentuje Piotr Gaik, Kierownik Działu Rozwoju i Wdrożeń PEKAES Sp. z o.o.

Zarządzanie workflow pomaga zrozumieć obecne procesy i tworzyć nowe. Jak zwraca uwagę firma badawcza Gartner, przedsiębiorstwa dokonujące zmian muszą zidentyfikować nowe cele biznesowe⁵.

Trudno jest zdobyć kolejnych klientów, a ich utrzymanie może być jeszcze większym wyzwaniem, ale to właśnie okazuje się bardziej opłacalne niż konwersja nowych klientów. Poprawienie wskaźników, takich jak wydajność i intuicyjność obsługi, sprawia, że klienci są bardziej zadowoleni, co z kolei prowadzi do lepszej retencji.