Jak wynika z badań ankietowych GS1 Polska, blisko 70% spośród prawie 30 tys. Uczestników Systemu GS1: producentów, operatorów logistycznych oraz sieci handlowych, jest zainteresowanych udziałem w Projekcie Paperless. Co więcej, ponad połowa Uczestników Systemu GS1 Polska wskazuje, że oczekuje od GS1 wypracowania modelu i masowego wdrożenia elektronicznych dokumentów handlowych.
Jak wynika z analizy procesowej, wiele dokumentów wydania i przyjęcia dostawy funkcjonuje nadal w wersji papierowej: list przewozowy, dokumenty WZ, PZ czy kwit paletowy. Niewiele podmiotów zdecydowało się na digitalizację części tych dokumentów i są to zazwyczaj rozwiązania funkcjonujące w układzie indywidualnym, a nie jako powszechny standard.
Na rynku dostępna jest mnogość rozwiązań, co utrudnia wypracowanie i wdrożenie standardów dokumentów elektronicznych umożliwiających sprawne i zgodne z prawem przyjęcie dostawy. Inicjatywy krajowe w obszarze paperless nie sprzyjają standardom i prowadzą do wykreowania indywidualnych rozwiązań, funkcjonujących jedynie w wąskim obszarze.
Najbardziej popularne, stosowane przez większość producentów i sieci handlowe komunikaty EDI to: ORDER (elektroniczne zamówienie) czy INVOIC (elektroniczna faktura). Niestety pozostałe komunikaty EDI takie jak: DESADV (awizo wysyłki) czy RECADV (potwierdzenie przyjęcia), które w połączeniu z etykietą logistyczną GS1 z nadanym numerem SSCC (Seryjny Numer Jednostki Logistycznej) mogą w zupełności zastąpić papierowe dokumenty WZ i PZ, stosowane są przez zaledwie 6-7% producentów i sieci handlowych w Polsce.
Jednak największym wyzwaniem będzie digitalizacja listu przewozowego oraz uwiarygodnienie przyjęcia dostawy. Wprowadzone regulacje UE, takie jak eCMR, eFTI, wymagają pilnego opracowania rozwiązań zgodnych z wytycznymi. Niestety wytyczne nadal nie są gotowe i wymagają większego zaangażowania służb prawnych w powołanych do tego instytucjach państwowych.
Standard EDI nie dla wszystkich
Na obecnym etapie projektu wszystkie analizy procesowe są już zakończone. Powstał również model docelowy bazujący na szeregu komunikatów EDI. Elektroniczna wersja listu przewozowego pozwala w pełni zastąpić wszystkie papierowe dokumenty, jakie towarzyszą dostawie. Teraz przyszedł czas na wdrożenia pilotażowe.
Dokumenty, takie jak listy przewozowe, w obrocie mogą mieć znaczenie dla stron relacji handlowych, np. w zakresie trybu i formy dokumentowania dostaw towarów. Z tego względu wprowadzenie dokumentów elektronicznych pociąga za sobą konieczność zmiany w procesach i umowach z wieloma kontrahentami i ich partnerami.
Sporym problemem we wdrożeniu pełnego standardu mogą okazać się ograniczenia technologiczne w obszarach IT (przestarzały system ERP, brak systemu WMS), brak jasnych regulacji prawnych oraz brak jednego uzgodnionego modelu wymiany dokumentów.
Najczęściej to właśnie małe firmy nie są dzisiaj zainteresowane wdrażaniem zmian w obszarze IT, ponieważ nie mają odpowiedniego know[1]how lub wystarczających zasobów, które byłyby w stanie wprowadzić i obsłużyć cyfrowe dokumenty oraz spełnić różne oczekiwania ich klientów. Z kolei najwięksi nie zawsze chcą dostosować się do jednego standardu, ponieważ ich klienci narzucają im własny standard wymiany dokumentów i znakowania.
Korzyści z wdrożenia e-dokumentów mogą być jednak bardzo duże i mogą dotyczyć zarówno producentów, jak i operatorów logistycznych oraz sieci handlowych.
Zastosowanie technologii z zakresu automatycznej identyfikacji i EDI pomaga w logistyce uprościć proces obiegu dokumentów, skrócić czas dostawy i przyjęcia, zredukować liczbę pomyłek towarzyszących dostawie, zoptymalizować zapas, obniżyć koszty związane z drukiem i archiwizacją dokumentów oraz zadbać o ekologię. Jeżeli uczestnicy łańcucha dostaw potraktują projekt digitalizacji jako element strategii firmy, będzie to oznaczało również realny zysk.