ŁATWIEJ, SZYBCIEJ I BEZPIECZNIEJ: TSL ZMIERZA W STRONĘ DOSTAW BEZ PAPIERU

Jak wynika z analizy procesowej, wiele dokumentów wydania i przyjęcia dostawy funkcjonuje nadal w wersji papierowej: list przewozowy, dokumenty WZ, PZ czy kwit paletowy. Niewiele podmiotów zdecydowało się na digitalizację części tych dokumentów i są to zazwyczaj rozwiązania funkcjonujące w układzie indywidualnym, a nie jako powszechny standard.

Na rynku dostępna jest mnogość rozwiązań, co utrudnia wypracowanie i wdrożenie standardów dokumentów elektronicznych umożliwiających sprawne i zgodne z prawem przyjęcie dostawy. Inicjatywy krajowe w obszarze paperless nie sprzyjają standardom i prowadzą do wykreowania indywidualnych rozwiązań, funkcjonujących jedynie w wąskim obszarze.

Najbardziej popularne, stosowane przez większość producentów i sieci handlowe komunikaty EDI to: ORDER (elektroniczne zamówienie) czy INVOIC (elektroniczna faktura). Niestety pozostałe komunikaty EDI takie jak: DESADV (awizo wysyłki) czy RECADV (potwierdzenie przyjęcia), które w połączeniu z etykietą logistyczną GS1 z nadanym numerem SSCC (Seryjny Numer Jednostki Logistycznej) mogą w zupełności zastąpić papierowe dokumenty WZ i PZ, stosowane są przez zaledwie 6-7% producentów i sieci handlowych w Polsce.

Jednak największym wyzwaniem będzie digitalizacja listu przewozowego oraz uwiarygodnienie przyjęcia dostawy. Wprowadzone regulacje UE, takie jak eCMR, eFTI, wymagają pilnego opracowania rozwiązań zgodnych z wytycznymi. Niestety wytyczne nadal nie są gotowe i wymagają większego zaangażowania służb prawnych w powołanych do tego instytucjach państwowych.

Na obecnym etapie projektu wszystkie analizy procesowe są już zakończone. Powstał również model docelowy bazujący na szeregu komunikatów EDI. Elektroniczna wersja listu przewozowego pozwala w pełni zastąpić wszystkie papierowe dokumenty, jakie towarzyszą dostawie. Teraz przyszedł czas na wdrożenia pilotażowe.

Dokumenty, takie jak listy przewozowe, w obrocie mogą mieć znaczenie dla stron relacji handlowych, np. w zakresie trybu i formy dokumentowania dostaw towarów. Z tego względu wprowadzenie dokumentów elektronicznych pociąga za sobą konieczność zmiany w procesach i umowach z wieloma kontrahentami i ich partnerami.

Sporym problemem we wdrożeniu pełnego standardu mogą okazać się ograniczenia technologiczne w obszarach IT (przestarzały system ERP, brak systemu WMS), brak jasnych regulacji prawnych oraz brak jednego uzgodnionego modelu wymiany dokumentów.

Najczęściej to właśnie małe firmy nie są dzisiaj zainteresowane wdrażaniem zmian w obszarze IT, ponieważ nie mają odpowiedniego know[1]how lub wystarczających zasobów, które byłyby w stanie wprowadzić i obsłużyć cyfrowe dokumenty oraz spełnić różne oczekiwania ich klientów. Z kolei najwięksi nie zawsze chcą dostosować się do jednego standardu, ponieważ ich klienci narzucają im własny standard wymiany dokumentów i znakowania.

Zastosowanie technologii z zakresu automatycznej identyfikacji i EDI pomaga w logistyce uprościć proces obiegu dokumentów, skrócić czas dostawy i przyjęcia, zredukować liczbę pomyłek towarzyszących dostawie, zoptymalizować zapas, obniżyć koszty związane z drukiem i archiwizacją dokumentów oraz zadbać o ekologię. Jeżeli uczestnicy łańcucha dostaw potraktują projekt digitalizacji jako element strategii firmy, będzie to oznaczało również realny zysk.