CZEKAJĄC NA e-CMR: BARIERĄ NIE SĄ PIENIĄDZE, A TECHNOLOGIA I PRZEPISY
Z badań Polskiego Instytutu Transportu Drogowego i GS1 Polska wynika, że ponad 2/3 badanych chciałoby na co dzień korzystać z elektronicznych listów przewozowych, a blisko połowa przedsiębiorstw jest już na to gotowa technologicznie. Ci, którzy nadal się wahają, wskazują nie na koszty, a na nieznajomość technologii i niejasną sytuację prawną.
Agata Horzela
Kwestia wykorzystywania w Polsce elektronicznego listu przewozowego (e-CMR) wzbudza sporą niepewność. Już prawie cztery lata temu Polska ratyfikowała protokół dodatkowy do Konwencji o umowie międzynarodowego przewozu drogowego towarów (CMR) dotyczący elektronicznego listu przewozowego. Niestety dokonano tego bez zgody Sejmu wyrażonej w ustawie, czyli de facto nie znowelizowano przy tym podstawowych zapisów regulujących prawo dotyczące transportu w Polsce (Ustawy o transporcie drogowym i ustawy Prawo przewozowe). A przez to kierowca nadal musi mieć ze sobą w kabinie plik papierowych dokumentów przewozowych.
Branża TSL czeka na rozwiązania cyfrowe, i liczy koszty
W rozmowach o transporcie drogowym Elektroniczny Międzynarodowy List Przewozowy e-CMR przewija się od dawna.
Niestety szacuje się, że elektroniczna wersja dokumentu (e-CMR) stanowi obecnie niecały 1% wszystkich listów przewozowych w samej UE. A szkoda, bo eliminacja papieru w procesach branży TSL to nie tylko wygoda, ale warunek sine qua non do jej rozwoju. Optymalizacja procesu obsługi dokumentu, obniżenie kosztów zużycia papieru, wyeliminowanie błędów w dokumentacji – to tylko niektóre korzyści. Jednym z najważniejszych powodów, dla których branża czeka tak niecierpliwie, jest przyspieszenie płatności za wykonanie przewozu. Obecnie średni czas płatności w transporcie to od 45 dni do nawet 60 dni.
Porównanie CMR z elektroniczną wersją
Do tego dochodzą koszty – i to niemałe. Papierowe listy przewozowe wymagają, aby każdorazowo wypełnił je pracownik firmy. Generuje to czas i koszty ponoszone na działania administracyjne. Według wyliczeń platformy GreenTransit praca potrzebna na wygenerowanie papierowej dokumentacji, późniejsze jej przetwarzanie oraz fizyczne wysyłanie do zainteresowanych podmiotów, to około 23 minuty przypadające na jeden list. Zastosowanie cyfrowej platformy pozwala skrócić ten czas do zaledwie 9 minut. Według danych GUS przeciętne wynagrodzenie w dziale transport i gospodarka magazynowa w pierwszym półroczu 2022 roku wyniosło 5 847,76 zł. Przeliczając to na uśrednioną stawkę godzinową wyliczoną w oparciu o 160 godzin przypadających na etat w miesiącu, przeciętny koszt wynagrodzenia wyniósł w pierwszym półroczu 2022 roku 36,55 zł. Reasumując, digitalizacja procesu zredukowałaby koszty roboczogodzinowe z 14,01 zł do 5,48 zł.
Dokumenty papierowe vs cyfrowe pod kątem zaangażowania pracowników i kosztów wynagrodzenia w firmie
Kto nie chce e-CMR w Polsce?
Aktualnie jesteśmy na etapie powstawania różnych inicjatyw krajowych i międzynarodowych, które starają się podnosić istniejące problemy i szukać odpowiednich rozwiązań. W Polsce powstała grupa robocza przy GS1 Polska, w której trwają prace nad zmianą przepisów prawa, pozwalających na legalne korzystanie z e-CMR. Pojawiają się nowe rozwiązania technologiczne, ale napotykają na bariery, wynikające chociażby z braku powszechności stosowania rozwiązania lub braku zaufania, czy też zwykłych nawyków. Istotnym elementem jest również kwestia przechowywania danych, ich dostępności oraz interoperacyjności dostawców rozwiązań e-CMR, którą próbują rozwiązać eksperci w ramach prac DTLF (Digital Transport and Logistics Forum).
Niestety poza sprzymierzeńcami wdrożenia rozwiązania e-CMR ciągle znajdują również przeciwników. Swoją niechęć, poza jednostkami administracji państwowej i publicznej, prezentuje sektor małych i średnich spedycji. Obsługa papierowych dokumentów w ich przypadku pozwala również na wydłużenie terminów płatności za fracht. Zdarzają się im też częste, miejmy nadzieję nieumyślne, błędy w dokumentacji, dotyczące np. liczby czy masy ładunku lub pochodzenia przewożonego towaru. Ponadto wdrożenie ujednoliconego formatu dokumentu e-CMR wymusi konieczność dostosowania systemu do jego obiegu. To z kolei przełoży się na konieczność ponoszenia dodatkowych kosztów inwestycji przez wszystkich uczestników łańcucha dostaw.
Jednak od cyfryzacji nie ma już odwrotu. Zgodnie z unijnym rozporządzeniem e-FTI elektroniczna informacja o transporcie towarowym (np. w postaci elektronicznego listu przewozowego) będzie wkrótce obowiązywała w całej UE. Rozporządzenie nie reguluje jednak kwestii wymiany danych pomiędzy poszczególnymi partnerami w łańcuchu dostaw. Gwarantuje natomiast możliwość dostarczania elektronicznej informacji do poszczególnych organów kontrolujących w ramach UE (np. inspekcji transportu drogowego). Rozporządzenie ma wejść w życie 21 sierpnia 2024 roku, a rok później (w sierpniu 2025 roku) ma nastąpić już pełne wdrożenie rozwiązań technologicznych.
Rozwiązanie hybrydowe: kompromis technologiczny na czas niepewności
Istnieje zatem szerokie pole dla różnych kampanii promujących pilotażowe wdrożenie opisywanego dokumentu, czy też wyjaśniających, jak to należy zrobić. W całej Europie, w tym w Polsce, zawiązują się różne inicjatywy krajowe i międzynarodowe, które mają pomóc branży logistycznej zbliżyć się do docelowego modelu wymiany danych transportowych. Z jednej strony projekty te stanowią wsparcie rodzimych ustawodawców w zmianie sytuacji prawnej, a z drugiej mają wesprzeć wdrożenia pilotażowe e-CMR. Organizacją mocno zaangażowaną w prace na rzecz możliwości wykorzystywania elektronicznego listu przewozowego jest GS1 Polska, która dzięki współpracy z dostawcami rozwiązań e-CMR koordynuje pilotażowe wdrożenia w tym zakresie.
Firmy decydujące się na pilotaż e-CMR z GS1 Polska mogą korzystać z rozwiązania hybrydowego, które wydaje się być jak najbardziej zgodne z obowiązującym prawem. Rozwiązanie hybrydowe polega na elektronicznym sposobie wypełniania danych transportowych (z wykorzystaniem platformy e-CMR), a następnie wydruku 1 kopii wygenerowanego dokumentu listu przewozowego, który wędruje do kabiny kierowcy i tam jest okazywany w formie papierowej w przypadku kontroli.
Koniec z papierem, idzie nowe!
Dokumenty elektroniczne przestały już dziwić kogokolwiek. Elektroniczne faktury czy zamówienia to biznesowa codzienność wielu przedsiębiorstw. Z badań przeprowadzonych przez Polski Instytut Transportu Drogowego wynika, że w ciągu najbliższych 10 lat najważniejsze dla firm z branży TSL będzie zastosowanie na szeroką skalę nowoczesnych technologii, umożliwiających sprawne i efektywne zarządzanie przedsiębiorstwem. W takim krajobrazie nie ma już miejsca na kartki papieru wożone w kabinie.
Jak gotowi jesteśmy na wprowadzenie e-CMR?
Polski Instytut Transportu Drogowego wraz z GS1 Polska przygotował badanie, aby określić gotowość polskich przedsiębiorstw do wykorzystywania elektronicznego listu przewozowego (e-CMR) w codziennej działalności. Dodatkowo chciano poznać bariery wdrożeniowe, a także opinie, czy przedstawiciele firm byli świadomi zmian, jakie nadchodzą w zakresie e-CMR. Oprócz tego stworzono listę przedsiębiorstw, które planują uczestniczyć w projekcie pilotażowym wdrożenia e-CMR w Polsce.
W toku badań okazało się, że 45% respondentów wystawia listy przewozowe zarówno dla krajowego, jak i międzynarodowego transportu. Działały one zatem aktywnie w obu obszarach. Jedynie 15% realizowało list przewozowy w kraju. Pozostałe 4/10 podmiotów generowało go tylko na kierunkach międzynarodowych.
Badani wskazywali cały szereg problemów związanych z wypełnianiem i korzystaniem z papierowych listów przewozowych. Dla 20% badanych największym problemem okazały się często występujące niekompletne dane na listach przewozowych. Kolejną bolączką okazały się także pojawiające się błędy w adresach nadawców lub odbiorców (18% badanych) oraz nieczytelność listów przewozowych (16,5%). Podobną liczbę wskazań miała także konieczność archiwizacji papierowej dokumentacji. Interesującą kategorią w odpowiedziach respondentów były opóźnienia w płatnościach za transport: 12% ze wszystkich 422 badanych zaznaczyło ten problem. Co ciekawe, ponad 15% nie dostrzegło żadnych problemów podczas pracy z tradycyjną dokumentacją!
Z badań jasno wynika, że ponad 2/3 badanych chciałoby na co dzień korzystać z elektronicznych listów przewozowych. Jedynie 5% nie jest do tego przekonanych. Pozostała 1/4 nie ma jeszcze wyrobionej na ten temat opinii. Ważnym wnioskiem z badań jest, że blisko połowa przedsiębiorstw była już też gotowa do wprowadzenia elektronicznego listu przewozowego e-CMR. Tylko 12% zasygnalizowało nieprzygotowanie. Z kolei 39%, co stanowi dość liczny odsetek, dalej nie wie, czy jest gotowych go u siebie wdrożyć.
Jak przyznają ankietowani, głównym hamulcem przed wdrożeniem e-CMR nie był brak środków w budżecie, a nieznajomość technologii. Wskazało tak blisko 18% badanych. Brak wyraźnej podstawy prawnej także okazał się dla 11% ważnym argumentem na „nie”. Blisko 10% respondentów obawia się kontroli w innych krajach czy wycieku wrażliwych danych. Niecałe 6% nie widziało z kolei żadnych barier (ponad 5%), co może oznaczać, że po prostu nie chcą wejść w nowe rozwiązanie. Dla niewiele większej grupy (6,9%) opór zatrudnionego personelu blokował u nich chęć wprowadzenia e-CMR. W odpowiedziach, w kategorii „inne”, pojawiły się też opisy, że: „kierowcy mają problem z prawidłowym wysłaniem zdjęcia CMR, a co dopiero z tworzeniem go za pomocą jakichś urządzeń”.