e-CMR PRZYSZŁOŚĆ ZINTEGROWANEJ LOGISTYKI

Od 27 maja 2008 roku, zgodnie z protokołem dodatkowym do Konwencji CMR, możliwe jest również stosowanie zaktualizowanego elektronicznego listu przewozowego – e-CMR. Po raz pierwszy wykorzystano go 19 stycznia 2017 roku, w transporcie pomiędzy Hiszpanią a Francją. Polska ratyfikowała protokół dodatkowy do Konwencji CMR w 2019 r., jednak niestety ze względu na niespójność przepisów prawa w naszym kraju nadal nie może on być wykorzystywany przez polskie przedsiębiorstwa. Na szczęście, dzięki nowym regulacjom unijnym ten stan rzeczy wkrótce powinien się zmienić.

e-CMR działa na tej samej zasadzie co tradycyjne dokumenty CMR i jest zgodny z zasadami oryginalnej konwencji. Kluczowa różnica polega na tym, że e-CMR łączy wszystkie strony zaangażowane w łańcuch dostaw za pośrednictwem platformy cyfrowej. Podpisy na platformie są obecnie składane cyfrowo – na ekranie urządzenia mobilnego, które przechwytuje obraz i przypisuje go do dokumentu, lub w formie zaszyfrowanego podpisu cyfrowego (np. kodu identyfikacyjnego). Wszystko zależy od wdrożonego rozwiązania. Jednak bez względu na sposób podpisywania e-CMR każdy z nich pozwala wygodnie śledzić postęp realizacji dostawy przesyłki – status jest aktualizowany automatycznie na każdym etapie procesu. To znacznie zwiększa przejrzystość i wydajność procesu, zwłaszcza w przypadku problematycznych lub uszkodzonych przesyłek, którym można zrobić zdjęcia i przypisać je do odpowiedniego dokumentu. Dzięki temu wszystkie zainteresowane strony są w stanie szybciej reagować, by rozwiązać spór i sprawnie wymieniać się protokołami ubezpieczeniowymi. 

Dla firm, które chcą zminimalizować negatywny wpływ na środowisko naturalne, zastąpienie dokumentów papierowych cyfrowymi to jeden z podstawowych kroków. Wprowadzenie e-CMR, podobnie jak innych dokumentów cyfrowych, np. faktur, przynosi także realne oszczędności czasu i pieniędzy. „Klasyczny” list przewozowy drukuje się w trzech kopiach, a jego obsługa (w tym wykonywanie połączeń telefonicznych i pisanie mejli!) zajmuje przeciętnie 23 minuty. Z kolei jego cyfrowy odpowiednik można obsłużyć w zaledwie 9 minut. Oznacza to redukcję kosztów z 15,61 zł do 6,11 zł (w przeliczeniu na średnie wynagrodzenie w III kwartale 2020 roku). Dodatkowo elektroniczny przepływ informacji posiada ogromne znaczenie dla całego procesu fakturowania a także czasu, niezbędnego na dokonanie płatności za wykonaną usługę. Zastosowanie platformy e-CMR pozwala na rozpoczęcie procesu fakturowania, zaraz po zakończonym transporcie. Eliminuje to konieczność oczekiwania na otrzymanie dokumentów zwrotnych od odbiorcy ładunku.

Zdecydowaną zaletą jest również łatwiejsze przechowywanie e-CMR w porównaniu z jego papierowym odpowiednikiem. CMR w wersji elektronicznej jest dostępny dla wszystkich stron transakcji, bez możliwości zniszczenia go lub zagubienia. Ponadto daje to możliwość szybkiego zweryfikowania, co w danym momencie dzieje się z towarem. Zabezpiecza też bezpieczeństwo dokonywanych transakcji – organy podatkowe niełatwo podważą wiarygodność danych z takich dokumentów.

Wykorzystanie e-CMR w Polsce nie jest do końca legalne, a ratyfikowanie przez nasz kraj protokołu dodatkowego do Konwencji e-CMR niestety odbyło się to bez wymaganej ustawą zgody Sejmu. Od tego czasu wykorzystaniu elektronicznego listu przewozowego ciągle towarzyszy niepewność, ponieważ prawo polskie nie jest spójne w tym zakresie.

Ustawa o transporcie drogowym wskazuje na „konieczność używania dokumentacji papierowej na potrzeby kontroli drogowej i przestrzegania przepisów ustawy o transporcie drogowym”. Prawo przewozowe natomiast mówi, że „dowodem zawarcia umowy przewozu jest potwierdzony przez przewoźnika list przewozowy, którym może być także przekaz elektroniczny”. W sytuacji niepewności prawnej używanie elektronicznych listów przewozowych zamiast papierowych może narazić firmę przewozową na negatywne skutki zarówno w relacjach cywilnoprawnych, jak i publicznoprawnych. To powstrzymuje wiele polskich przedsiębiorstw z branży TSL przed przejściem na dokumentację elektroniczną.

Na szczęście z pomocą przychodzą władze UE wydając Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1056 z dnia 15 lipca 2020 r. w sprawie elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego – Electronic Freight Transport Information eFTI. Celem rozporządzenia jest zachęcenie do cyfryzacji transportu towarowego i logistyki.

Zgodnie z unijnym rozporządzeniem eFTI, elektroniczna informacja o transporcie drogowym (np. w postaci elektronicznego listu przewozowego) będzie obowiązywała w całej UE. Rozporządzenie ma wejść w życie 21 sierpnia 2024 r., a rok później (w sierpniu 2025 r.) ma nastąpić już pełne wdrożenie rozwiązań technologicznych. 

Dla takich krajów jak Polska, wejście w życie rozporządzenia eFTI oznacza nic innego, jak konieczność dostosowania się do jego postanowień, a tym samym nowelizacji obowiązujących przepisów prawa, które pozwolą na powszechne stosowanie elektronicznych listów przewozowych zarówno w transporcie krajowym, jak i międzynarodowym.

By zmobilizować polski rząd do pracy nad odpowiednimi przepisami, uczestnicy łańcucha dostaw, zarówno firmy, jak i zrzeszenia zajmujące się transportem, wystąpiły z inicjatywą powołania niezależnego forum wspierającego zapisy rozporządzenia eFTI. Wszystko po to, by wypracować propozycje nowelizacji konkretnych przepisów, które pozwolą wprowadzić elektroniczny list.

GS1 Polska – jako globalna organizacja standaryzująca – stworzyła niezależne forum dialogu między interesariuszami. Jego uczestnikami, poza kluczowymi dostawcami rozwiązań e-CMR czy operatorami logistycznymi i agencją celną, są m.in. Polski Instytut Transportu Drogowego oraz Polska Izba Spedycji i Logistyki. Wyniki prac forum będą pod koniec roku 2022 przedstawione Ministerstwu Infrastruktury.

Organizacja GS1 opracowała także standardową strukturę elektronicznego dokumentu EDI e-CMR UN/CEFACT, którego wdrożenie pozwoli na pełną digitalizację listu przewozowego z uwzględnieniem warunków zapisanych w rozporządzeniu eFTI.

Standardowy format komunikatu e-CMR jest gwarancją efektywnej współpracy nie tylko nadawcy, przewoźnika i odbiorcy, ale również poszczególnych cyfrowych platform eFTI, które w ramach UE (i nie tylko) będą musiały „komunikować się”, przekazując między sobą istotne dane dotyczące transportu. Zastosowanie jednolitego formatu danych zapewni zatem interoperacyjności między wszystkimi podmiotami w międzynarodowym łańcuchu dostaw. 

Cyfrowe dokumenty transportowe oznaczają przede wszystkim ograniczenie błędów ludzkich, lub celowych zaniedbań, a przez to zwiększoną kontrolę nad łańcuchem dostaw na każdym etapie. Nie bez znaczenia są też korzyści biznesowe, takie jak oszczędność czasu i kosztów. Nie tylko polska, ale i globalna logistyka mogłaby dzięki temu stać się bardziej transparentna pod względem prawnym i łatwiejsza do zarządzania. Rozwiązania cyfrowe otworzyłyby przed firmami także pole do szukania oszczędności w obliczu rosnących wydatków.