W przeciwieństwie do innych branż, które od lat stosują e-dokumenty, np. elektroniczne faktury, przewoźnicy nie mogą swobodnie korzystać z cyfrowych dokumentów. U 99% przewoźników na terytorium Unii Europejskiej najważniejszy dokument transportowy, czyli międzynarodowy list przewozowy (CMR), to nadal kartka papieru. Rocznie branża TSL produkuje 150-200 mln papierowych CMR-ów. To około 180-900 tys. drzew!
Choć wielu przewoźników chce zdigitalizować swoje procesy biznesowe, obowiązujące w Polsce prawo im na to nie pozwala. Sytuacja ma się zmienić wraz z nowymi regulacjami, które w 2025 roku mają umożliwić wykorzystywanie elektronicznego listu przewozowego (e-CMR) w całej Unii Europejskiej. Firmy, które już teraz chcą przejść na cyfrowe procesy biznesowe, by zaoszczędzić czas i podnieść efektywność, mogą zastosować rozwiązanie hybrydowe, które pozwoli im osiągnąć korzyści, a jednocześnie zachować zgodność z prawem.
Hybrydowy e-CMR: technologiczny skok w przyszłość
Firma Colian Logistic to krajowy i zagraniczny spedytor FTL oraz LTL. Przewoźnik oferuje także przewozy chłodnicze oraz obsługę ładunków niebezpiecznych. W październiku 2022 roku Colian zdecydował się pilotażowo uruchomić elektroniczny list przewozowy (e-CMR) we współpracy z GS1 Polska oraz Trans Assist, by poprawić efektywność dostaw i zarządzanie zapasami. Przewoźnikowi zależało także na szybkiej identyfikowalności produktów w całym łańcuchu dostaw na wypadek zagrożeń czy potrzeby wycofania partii produktów.
Pierwsze testy realizowano w ramach grupy Colian na trasie Polska – Anglia. Zleceniodawcą była firma Colian, operatorem logistycznym – Colian Logistic, a odbiorcą – Colian UK. Aby cały proces przebiegał bez przeszkód, wszystkie podmioty w łańcuchu dostaw musiały wdrożyć aplikację Trans Assist – jedno z pierwszych rozwiązań na polskim rynku, które pozwala generować i obsługiwać elektroniczne listy przewozowe. Koordynatorem wdrożenia było GS1 Polska, organizacja, która oferuje globalne rozwiązania do jednoznacznej identyfikacji poszczególnych elementów na dokumencie e-CMR.
Wszystkie dane dotyczące przewozu były uzupełniane na platformie Trans Assist. Zamiast trzech kopii dokumentu e-CMR drukowana była tylko jedna kopia, którą miał przy sobie kierowca. To na wypadek kontroli: papierowy dokument jest nadal obowiązkowy, a jego brak grozi nałożeniem kary finansowej. Po dotarciu do Wielkiej Brytanii pracownik magazynu podpisywał dokumenty cyfrowo na smartfonie kierowcy. Następnie dokumenty trafiały na maila do wszystkich stron procesu, co otwierało drogę do zafakturowania usługi.
Obsługa dokumentów o 60% szybsza dzięki e-CMR
Dzięki wdrożeniu cyfrowych dokumentów transportowych firma Colian Logistic skróciła średni czas obsługi listu przewozowego z około 8 minut do 5 minut (o 62,5%). Rozwiązanie pozwoliło wyeliminować błędy i braki w dokumentacji. Zwiększył się także komfort korzystania z danych, ponieważ elektroniczna wersja CMR jest wygodniejsza w użyciu: bardziej czytelna oraz odporna na zniszczenie i zabrudzenie. Kolejnym plusem jest też łatwiejsza archiwizacja: wersja elektroniczna listu przewozowego jest dostępna na żądanie dla wszystkich stron. Dzięki e-CMR firma Colian ograniczyła błędy ludzkie, obniżyła koszty zużycia papieru oraz co najważniejsze – przyspieszyła płatności za usługę transportową. Fakturowanie rozpoczyna się zaraz po zakończonym transporcie, bez oczekiwania na dokumenty zwrotne od odbiorcy ładunku. Zastosowanie platformy e-CMR pozwala rozpocząć proces fakturowania zaraz po zakończonym transporcie. Eliminuje to konieczność oczekiwania na otrzymanie dokumentów zwrotnych od odbiorcy ładunku.
Colian Logistic zdecydował się wykorzystać elektroniczne wersje listu przewozowego również na innych międzynarodowych trasach, licząc na jeszcze większe korzyści. Docelowo planowana jest również pełna integracja systemów – TMS operatora oraz systemu Trans Assist. Wszystko po to, aby wyeliminować ręczne wpisywanie danych do platformy, a także przejść na elektroniczną wymianę dokumentów (EDI) w zakresie e-CMR.
