Misją GS1 Polska jest wsparcie polskich firm w cyfryzacji. Jednym z kroków na drodze do realizacji tej misji jest projekt Paperless, który zakłada wykorzystanie modelu bazującego na standardach GS1 oraz elektronicznych komunikatach EDI. Pierwsze, pilotażowe wdrożenie zakończyło się sukcesem. Kolejny krok na drodze do wyeliminowania „papierologii” z łańcucha dostaw to wprowadzenie nowych komunikatów. Pozwolą one na obsługiwanie sytuacji nietypowych (niezgodności), jakie mogą wystąpić w procesie obsługi zaopatrzenia, na różnych jej etapach.
Udany pilotaż elektronicznej awizacji w Biedronce
Pilotaż modelu Paperless realizowały firmy Lactalis (producent wyrobów mlecznych), Fresh Logistics (operator logistyczny) oraz Jeronimo Martins Polska (właściciel marki Biedronka). Dotychczasowa współpraca partnerów projektu była już częściowo zautomatyzowana. Firmy wymieniały elektroniczne komunikaty (EDI) zamówień (ORDERS) oraz faktur (INVOIC). Pozostałe dokumenty – takie jak wydanie zamówienia (WZ), przyjęcie zamówienia (PZ), kwit paletowy oraz list przewozowy (CMR) – funkcjonowały w wersji papierowej.
Pilotaż wiązał się głownie z wdrożeniem DESADV (elektronicznego awizo dostawy), które operator logistyczny wysyła do odbiorcy w imieniu dostawcy. E-awizo uzupełniło już wdrożoną etykietę logistyczną GS1 (SSCC), RECADV (elektroniczne potwierdzenie przyjęcia dostawy) oraz e-CMR (elektroniczny list przewozowy). Taka elektroniczna awizacja przyniosła partnerom sporo korzyści. Przede wszystkim przyspieszyła wymianę oraz przetwarzanie informacji, a przez to usprawniła cały proces przyjęcia towaru u odbiorcy. Wdrożenie e-awiza pozwoliło też zmniejszyć koszt usługi przechowywania dokumentów papierowych. Udany pilotaż zachęcił innych partnerów sieci do stopniowego eliminowania papierowych dokumentów z łańcucha dostaw. Do projektu Paperless przystąpiło już wielu dostawców sieci Biedronka oraz obsługujących ich operatorów logistycznych. Projekt zakłada do końca 2024 roku wdrożenie nowych rozwiązań bazujących na standardach GS1 u około 200 producentów. GS1 Polska planuje także rozpoczęcie współpracy z innymi detalistami, którzy już częściowo realizują wdrożenia elektronicznego awizowania dostaw ze swoimi dostawcami.
Kolejny krok: RECADV i obsługa niezgodności
Wdrożenie DESADV to jednak dopiero początek procesu całkowitej eliminacji dokumentów papierowych z łańcucha dostaw. Kolejny krok to wdrożenie funkcjonalności, które pozwolą obsłużyć sytuacje nietypowe (niezgodności), jakie mogą wystąpić na różnych etapach procesu obsługi dostawy. Informacje o wystąpieniu takich sytuacji przekazywane są obecnie na dokumentach papierowych (ręczne notatki na dokumencie WZ i/lub protokół rozbieżności).
W modelu Paperless potwierdzenie przyjęcia towaru (dokumenty PZ) ma zostać zastąpione przez komunikat potwierdzenia przyjęcia RECADV. Pod koniec 2022 roku podczas warsztatów grupy roboczej Paperless powstała nowa specyfikacja tego komunikatu. Obejmuje ona wszystkie przypadki niezgodności w syntaktyce komunikatu RECADV/EANCOM97 specyfikacji GS1 dla polskiej grupy EDI.
Uczestnicy warsztatów GS1 Polska zgłosili również konieczność identyfikacji typów opakowań (w tym np. rodzajów palet), jakie są stosowane w ramach dostawy wykorzystującej komunikaty EDI Paperless. Taką opcję można wprowadzić w ramach komunikatu DESADV oraz RECADV – wystarczy wskazać typ opakowania, wykorzystując dostępną listę kodów opakowań. Tym samym kolejny papierowy dokument, jakim jest kwit paletowy, będzie już zbędny.
Przyspieszenie rozliczenia transakcji i lepszy przepływ informacji dzięki Paperless
Po akceptacji zmian w specyfikacji przez członków polskiej grupy roboczej EDI organizacja GS1 Polska planuje uruchomienie pilotażowego wdrożenia rozbudowanej wersji komunikatu RECADV. Wdrożenie sprawi, że papierowe dokumenty: WZ, PZ czy protokół rozbieżności, przejdą do historii. Z kolei faktura elektroniczna wystawiona jako odpowiedź na komunikat RECADV w znacznym stopniu przyspieszy rozliczanie transakcji.
Dzięki projektom takim jak Paperless zwiększa się efektywność zarządzania informacjami w łańcuchach dostaw. Choć poszczególne dokumenty spełniają różne funkcje operacyjne, to głównym celem ich digitalizacji jest poprawa przepływu informacji. W ten sposób polityka paperless pozwala firmom dostosować się do współczesnych wymogów biznesowych i technologicznych oraz dbać o środowisko naturalne.
